عملیات کسب و کار اغلب باید بین هزینههای ثابت و موجودی نامشهود و پیش‌بینی نشده هزینههای عملیاتی تعادل برقرار نمایند. هزینههای ثابت می‌تواند شامل پردازش اطلاعات، بازیابی فایل و ذخیره‌سازی داده‌ها باشد.قبل از ظهور فضای تکنولوژی اطلاعات مدرن، قفسه‌هایی برای بایگانی اطلاعات و ذخیره‌سازی اسناد به شکل جعبه مورد نیاز بود. پیشرفت ظرفیت رسانه‌های الکترونیکی و نفوذ اینترنت بر معاملات کسب و کار مزایای بسیاری را برای بهبود چرخش داده‌ها ارائه نموده است. در حال حاضر سازمان‌ها به جای اینکه اجاره‌ای بابت ساختمان جهت نگهداری اطلاعات پرداخت نمایند گزینه پرداخت را برای خرید سرور ابری استفاده می‌نمایند. هزینه یک سرور ابری به مراتب بسیار کمتر از هزینه اجاره نامه یا پرداخت برای امکانات فیزیکی می‌باشد. امکانات فیزیکی نیاز به تعمیر، نگهداری و سرمایه گذاری های پولی افراد مختلف برای اموال و اسناد مهم دارند.
بر خلاف یک ساختمان که هزینههای مالی زیادی دارد زمان و تلاش برای سفارش دادن و عبور از مقررات برای ایجاد کسب و کار سرورهای رایانش ابری نسبتا آسان تر هستند و با توجه به نیازهای یک سازمان ارزانتر از روش‌های سنتی است. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سرور ابری برای بررسی و ذخیره سازی اطلاعات و استفاده از خدمات و دسترسی به اطلاعات در پرداخت‌ها انعطاف پذیر بوده و به میزانی که از خدمات و سرور استفاده نمائیم هزینه پرداخت می‌شود. هزینههای عملیاتی برنامه‌های داده و سفارشی سازی مربوط به پرداخت اموال پایین‌تر از ذخیره‌سازی و پس‌انداز اموال در روش سنتی است. پیش بینی نیازهای ذخیره‌سازی اطلاعات و داده‌ها می‌تواند با استفاده از سوابق مبنی بر تاریخ انجام شود. تنظیم ظرفیت ذخیره‌سازی داده‌ها بر اساس نیازهای کسب و کار است که هر دو به راحتی و به سرعت انجام می‌پذیرد. برای بالا بردن و یا پایین آوردن ظرفیت در ذخیره‌سازی اطلاعات و داده‌ها در سرور ابری تا پایان قرارداد باید صبر نمود.
با رها شدن از پرداخت هزینههای سرمایه برای دارایی‌های ثابت و استفاده از فناوری‌های سرور ابری مدرن می‌شود وجوه اضافی را برای نیازهای عملیاتی روزانه صرف نمود و به سازمان اجازه می‌دهد تابرای بهبود در کیفیت سرمایه گذاری نماید. افزایش انعطاف پذیری بودجه روزانه برابر است با حاصل‌ضرب پاسخ سریع‌تر به نیازهای مشتری. رایانش ابری زمانی باعث کاهش هزینه می‌شود که به درستی راه‌اندازی و اجرا شده باشد. با یافتن یک سازمان شایسته ارائه دهنده این گونه خدمات نیاز به مدیریت IT کاهش پیدا می‌نماید در حالی که آزاد کردن پرسنل برای دیگر نیازهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. سرورهای ابری می‌توانند به راحتی با دادن دسترسی صحیح در قسمت‌های مختلف و بخش‌های مختلف بر اساس تنظیمات و مشخصات خاص و دسترسی مناسب استفاده گردد. یک فروشنده ممکن است یک سطح دسترسی برای آپلود اسناد به سازمان داشته باشد در حالی که مدیر داخلی شرکت می‌تواند دسترسی بیشتری به اطلاعات سازمان داشته باشد مدیر داخلی امکان ویرایش اطلاعات را نیز دارد. سطح دسترسی برای افراد در سازمان متفاوت است. سرور ابری به صورت خودکار می‌تواند مهر و امضا(الکترونیکی) را برای فایل اصلی استفاده نماید و فایل اصلی را حفظ نماید، زمانی که کسی اطلاعات را دریافت اصلاح و ارسال می‌نماید این فایل اصلی بکار می‌رود. با افزایش حسابدهی شرکت و ایجاد تغییرات تاریخی به سند تجدید نظر ایجاد گزارش‌های نیازهای حسابرسی در سرور ابری به راحتی امکان پذیر می‌باشد. از آنجا که سرورهای ابری خارج از اینترنت کار نمی‌کنند افراد مختلف می‌توانند اسناد را در همان زمان از طریق اینترنت و بدون مشکل دریافت نمایند.
این سرورها قابلیت محاسبات را برای رفع مشکلات خرابی داده‌ها دور می‌زنند و قابلیت‌های محدود اسناد را که به صورت سنتی به اشتراک گذاشته می‌شوند مانند ایجاد کسب و کار، پردازش فرم‌ها، فایل‌ها و تصاویر بدون هیچ زحمتی و بیشتر به صورت رایگان برای کارکنان و مشتریان قابل استفاده می‌کنند.
هر فردی در یک سازمان می‌تواند به داده‌های یک شرکت از هر نقطه جهان دسترسی داشته باشد. سرورهای ابری بر روی ذخیره سازی اطلاعات متمرکز می‌باشند. این روش باعث می‌شود داده‌های ذخیره شده و اطلاعات آسانتر در اختیار کاربران قرارگیرد. ممکن است نیازهای مشابه به مشتریان در بازارهای مختلف منطقه‌ای فراهم شود. بسیاری از صنایع از ذخیره‌سازی اطلاعات آنلاین بهره‌مند هستند. سازمان‌های مالی می‌توانند اطلاعات مربوط به مشتری مانند فرآیندهای مورد تائید و اطلاعات حساس مربوط به حساب مشتری را به سرعت به اشتراک بگذارند که این عمل از موارد و شرایط قرارداد می‌باشند. شرکت‌ها می‌توانند اطلاعات خاص کسب وکار با پیمانکار یا فروشندگان را بدون افشای تمامیت داده‌ها و حفاظت از ویروس‌ها و ناامنی سیستمی وشیوه‌های شناخته شده به اشتراک بگذارند.
سرورهای ابری با حفاظت اطلاعات، سرعت و صداقت به شرکت‌های مختلف خدمات انعطاف‌پذیر و مناسب با نیازهای خاص سازمان ارائه می دهد. رشد خدمات محاسبات ابری به کاهش هزینه ذخیره‌سازی اطلاعات سازمان از طریق ظرفیت ذخیره‌سازی سرور ابری حرکت می‌کند.
